学校事務 今では郵便局で口座引き落としのお世話になっています。

久々に学校事務の仕事内容のお話です。

以前、次回は私のメイン業務だった各銀行の口座引き落としのお話をと申しましたが、その内容は文面で説明するのはとても複雑なので省略させて頂く事にします。スミマセン。

それに、現在は郵便局口座での口座引き落としになっており、銀行での口座引き落としは行っていませんので、今となっては昔のお話で特別お役に立てるとも思えませんからもっと有意義な内容にと思いました。


はっきりといつからかは覚えてなくて申し訳ありませんが、私が退職する7~8年位前から口座引き落としを市内の小中学校の児童生徒全員の分が、郵便局の口座から引き落としされるようになったのです。

(今は、ゆうちょ銀行と言ったほうがいいのかもしれませんが。)

ですから郵便局に口座のないご家庭は、わざわざ足を運び口座を開設し通帳を作成して頂いたわけです。

何事も最初は大変で労力を要するものですが、それまで郵便局とは一切取引がありませんでしたから、まずは郵便局の方が学校に来てくださり、一から説明をお聞きし、他の銀行とは方法も違うのでその当時は途方に暮れるような日々でした。

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どうして全員が郵便局に変更になったのか。

ところで、なぜ銀行を一切止めて全家庭を郵便局に変えるハメになったのかをお話します。

全員郵便局の引き落としにすると聞いたときには
「え~っ」と思わず口から出ていましたが、実は口座引き落としの手数料の関係なんです。

今まで通り銀行で引き落としをしてもらうと、来年度からは手数料が一人一回100円掛かるという事になったのです。

はっきりと私も覚えていないのですが、それまでは一回10円位だったのかと思います。(記憶違いだったらすみません)
でも、郵便局なら一回10円でやって頂けるというのです。

一気に上がってしまう手数料に驚き、郵便局に変更を決めたのは市の教育委員会だったのだと思います。

なぜか!?
それは引き落としの手数料を保護者負担にはせず市の予算の中から支払っていたからなのです。

厳しい予算の中でそれまでの10倍もの手数料を支払う事は困難です。
100人位ならともかく1万人近くの児童生徒の分ですから…。

でも、私達口座引き落としの担当者にはとてつもない出来事でした

もちろん保護者の方からも反対意見が多く、100円位自分で払うから今まで通りにして欲しいという声もよく耳にしました。

実際に郵便局に口座をお持ちの家庭は少なく、わざわざ通帳を作ったり、その後も残高確認や入金にも行かなければならないのが面倒だし、忙しくてなかなか郵便局には行ってられないというのも反対理由の一つです。

しかし、そんな保護者の声は聞き入れられず郵便局からの口座引き落としが決定し、私達担当者にとっては苦労の日々が続きました

いよいよ郵便局に切り換えるための第一歩が始まりました。

年度末に銀行からの最後の口座引き落としが終わると、まずは取引銀行をまわり、それまで使用していた通帳の解約から始めました。

各銀行の保護者の口座から引き落としされた給食費等が、一括して入金される通帳がそれぞれの銀行にあったのでその通帳の解約なのです。

学校側からは保護者宛にその旨の内容のプリントが配布され、いよいよ実行の第一歩が始動となりました。

郵便局に口座のない家庭はまず口座開設、そして通帳を受け取ると同時に「学費等の口座引き落とし」の手続きをして頂きました。

すでに通帳のある家庭も引き落としの手続きが必要ですので郵便局まで行かなくてはなりません。

引き落とし手続きのために記入して郵便局に提出する用紙は4~5枚の複写のもので、そのうちの1枚が学校控えになっており郵便局で手続き終了後、その控えが学校宛に送られてくる事になっていました。

毎日毎日郵便局からその用紙が封筒に入って書留で送られてきました。

学校控えを見ながら、エクセルの表を使って学年別に「生徒氏名」「口座名義人氏名」「口座番号」「金額」を入力しなければなりませんでしたが、なかなかその時間が取れずに大変でした。

銀行とは違い、郵便局の引き落としは最初フロッピーのやり取りで行われました。

銀行にお願いしていた時はどちらの銀行も全部手書きでの手続きでしたが、郵便局は違ったのでした。

すでに「エクセルに入力」とお話したように全てパソコンでの作業だったのです。
私は幸いある程度パソコン経験があったのでまだ良かったのですが、担当者の中にはパソコンに触れたことがない人もいて、そんな学校ではとても大変だったようです。

そして、エクセルの表に全生徒の分を入力するには相当の時間、そして神経を費やしました。
口座番号は特に何度も見直し、生徒数も多いので大変な作業と記憶しています。

当時50代だった私には「目」が一番辛かったのでこの時はサプリメントに頼りました
その前から疲れがすぐに目に来る私はブルーベリーのサプリメントを飲んでいましたが、その当時はいつもより多く使用していました。

郵便局も現在フロッピーは使われていませんが、その当時はまだCDの使用はあまりされてなく主流はフロッピーでした。

学校からデータを移したフロッピーを郵便局に届け、引き落とし作業が終わるとまたそのフロッピーが学校に書留で送られて来るというシステムでした。

初回の引き落としの前に、引き落とし日の設定や郵便局と学校間の書類のやり取りもあり、その後初めての引き落とし日を迎えるわけです。

次回、もう少し郵便局引き落としの内容と、その後のフロッピーからCDへの変更、そして私の退職2年前にはパソコンでデータ送信をするシステムに変わっていったお話をさせて頂きます。よろしくお付き合いください。
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